Адинистративно управљање / примери из правилника

Годишњи организацијски буџет и план за прикупљање средстава:

Директор организације предлаже, а Управни одбор (у даљем тексту УО) усваја годишњи организацијски
буџет. За израду нацрта буџета одговоран је Финансијско Административни директор (Ф&А директор).
Годишњи буџет се састоји из два дела. Први део је институционални буџет који садржи трошкове
менаџмента организације и основне административне и текуће трошкове неопходне за основно
функционисање организације. Други, програмски, део буџета садржи пројекцију пројектних трошкова
подељених по типовима трошкова.
На основу годишњег организацијског буџета, директор у сарадњи са Пројектним директором и
Директором операција предлаже, а УО усваја годишњи План за прикупљање средстава.
Постављају се рокови за припрему нацрта организацијског буџета и плана за прикупљање средстава као и рокови за усвајање и то за наредну финансијску годину. Трајање финансијске године може се изједначити са календарском годином.

Политика управљања финансијама:

Финансијска начела овог правилника описују правила и праксу организације те детаљније објашњавају однос и начин рада запослених са финансијским трансакцијама, готовином, контролом и извештавањем.
Организација спроводи систем интерне контроле који предвиђа мере које организација спроводи како би обезбедила своје ресурсе и осигурала прецизност, ефикасност и поузданост у финансијама, рачуноводству и оперативним информацијама. Контрола се врши на следећи начин:
– Новац из канцеларијске благајне, имовина (покретна имовина, намештај и сл.) и остала средства стечена кроз активности Организацјие, заштићена су на адекватан начин;
– Све финансијске трансакције морају да буду одобрене и адекватно документоване од стране ауторизоване особе;
– Средства из донација за пројекте се троше у складу са захтевима донатора и њиховим ограничењима;
– Финансијско извештавање је тачно и благовремено и у складу са финансијском политиком Организације.

Спречавање корупције и сукоба интереса:

Запослени у Органицији коме су поверени послови набавке морају да буду упознати са Правилником Организације о сукобу интереса, а нарочито са начелом избегавања могућег сукоба интереса или неетичког поступка у циљу стицања личне користи. Одговорно лице Организације у обавези је да предузме све потребне мере како не би дошло до корупције у планирању набавки, у поступку набавки или током извршења уговора о набавкама.

Текући рачуни:

Организација има отворене текуће рачуне у банци за сваког донатора (по потреби и по појединачном пројекту код истог донатора). Из наведеног изузимају се случајеви општинских, градских, покрајинских или републичких донатора који донације уплаћују на рачун Организације у Трезору који је јединствен за све донаторе. За потписивање свих уговора, банкарских плаћања и исплата овлашћени су Извршни и Ф&А директор који могу овластити друго запослено лицеу Организацији да заступа интересе Организације пред трећим лицима. У циљу спречавања сукоба интереса, запослени у финансијско-административном сектору Организације не могу носити овлашћење за одобравање банкарских плаћања и осталих финансијских исплата.
Одељење за финансије и администрацију је задужено за управљање банкарском документацијом, попут уговора са банком, картоном депонованих потписа итд.
Препоручени начин плаћања је плаћање путем текућег рачуна (вирман, е-банк метод), а само у одређеним трансакцијама је дозвољено плаћање готовином, у складу са одлуком Ф&А директора и уз сагласност Извршног директора.
У циљу интерне контроле процеса плаћања, свака трансакција је праћена састављањем налога (Захтев за плаћање и Формулар за правдање готовинских трошкова) који садржи детаљан опис трошка, појединачне ставке и цену. Налог се потписује од стране овлашћеног лица које у зависности од висине трошка може бити Програмски директор или Пројектни менаџер који одређују донатора и буџетски линију са које се врши плаћање и Ф&А директор или Ф&А менаџер који проверавају расположивост средстава. На основу исправног попуњеног и са свим неопходним потписима, Ф&А менаџер саставља налог за плаћање који финално потписују Извршни или Ф&А директор.
Све трансакције које се одвијају путем банковних рачуна Организације, морају да поседују писани траг помоћу кога се недвосмислено може утврдити ко је и када дао налог за извршавање одређеног банкарског трансфера. (нпр. налог са потписима у виду печата или формулара). Редовни, уобичајени рачуни као што су фактуре за закуп, комуналије, комуникације (телефони, интернет) и други сродни месечни трошкови не захтевају овлашћење за плаћање наведено у надлежном члану овог Правилника, односно проверава се само исправност рачуна и врши се плаћање. Уколико било који од наведених рачуна одступа за више од 10% од уобичајених износа, Ф&А Менаџер је
дужан да о томе обавести Извршног и Ф&А Директора и да сачека њихово одобрење за плаћање.

Извештавање:

Извештај о усаглашавању трошкова пројеката и главне књиге даје приказ о стању (пресек прилива и одлива средстава) на текућим рачунима Организације. На крају сваког квартала за сваки рачун и пројекат појединачно. Ф&А директор, заједно са Ф&А менаџером, на почетку сваког квартала упоређујући информације из главне књиге и табела буџета пројеката / донатора за претходни квартал, обавештава Извршног директора о стању усклађености путем е-маила, а Извршни директор одговором на послати е-маил одобрава Извештај или тражи додатна појашњења / корекције пре одобравања.
Ф&А менаџер је одговоран за вођење Мастер-а, која се ажурира на дневном нивоу као и за контролу трошкова у односу на буџетске линије конкретних пројеката. Ова контрола се такође обавља на дневном нивоу.
За рад и контролу Ф&А менаџера одговоран је Ф&А директор.

Књижења:

Све трансакције морају се прокњижити у главној књизи у року од 24 сата од тренутка настанка. Књижења се врше од стране Ф&А менаџера у финансијском програму, односно у главној књизи у Ексел-у на основу документације предвиђене за ту врсту књижења (извод из банке, предрачун, рачун, уговор и сл.). Контрола прокњижених ставки се обавља једном недељно од стране Ф&А директора. Књижење без предвиђене документације или књижење ван рока од 48х се сматра повредом Ф&А правила.

Управљање готовином:

Организација практикује да све новчане трансакције обавља преко рачуна. Само у изузетним ситуацијама могуће је користити готовину као средство плаћања и плаћање у готовини се на тај начин своди на минимум.
Располагање готовином на начин који није у складу са Правилником, представља тежу повреду радне дисциплине и злоупотребу положаја, која се може санкционисати и отказом, или, у случају проневере, кривичном пријавом.

Благајна и подизање готовине:

Евидентирање благајничког пословања води се у рачунарском програму или физички (дневник благајне, налог за исплату и налог за уплату) када није могуће унети податке у рачунарски програм односно: у случају нестанка електричне енергије, интернета, квара рачунара или у одсуству Ф&А Менаџера, при чему су обезбеђене одвојене евиденције за динарску благајну и за благајну страних валута (девизна благајна).
Готовина остаје у оптицају али само кроз рефундацију већ насталих трошкова. У пракси се подиже новац само у оном износу са текућег рачуна како би се покрили издаци за рефундацију, тј. за исплату укупне суме већ насталих трошкова плаћањем ситних рачуна. Исплату готовине врши Ф&А менаџер у року од 7 дана по подизању новца са текућег рачуна тако да је салдо благајне на недељном нивоу увек нула.
Сваком подизању готовине и исплати готовог новца претходе одређене процедуре које су саставни део пословања Организације, чије извршење треба да буде потврђено потписима одређених одговорних лица (Извршни директор, Финансијски директор, Програмски директор, Пројектни менаџер). Такође се потписима потврђује и извршење саме исплате готовог новца (Ф&А менаџер, прималац). Максимални износ готовинске исплате са текућег рачуна је одређен законом.
Подизање и исплата готовог новца мора бити на основу оригиналне документације у којој се види извор (пројекат, сопствена средства), сврха исплате (дефинисан трошак, буџетска линија) и износ који се исплаћују. Документа која су обавезна у вези са подизањем новца са текућег рачуна и исплатом
новца су:
• Налог за исплату (стандардан образац дефинисан од стране банке или републике Србије)
• Оригинал рачуни за купљену робу, производе и услуге (фискални и готовински рачун)
• Формулар за правдање готовинских трошкова са одобрењем надлежних, а који је уједно и признаница за примљени новац, коју потписује прималац.