Планирање пројекта

Пројекат је привремени подухват који се предузима да би се створио јединствени производ, услуга или резултат. На основу ове дефиниције, сврха управљања пројектима је планирање, организовање и управљање ресурсима како би се постигао успешан завршетак специфичних циљева пројекта, исхода и резултата (outputs).

Пројекти дају интегрисане резултате (outputs), који би требало да доведу до бољих исхода (резултата) за заједнице и друге заинтересоване стране (као што су донатори и заједница).

Пројекти су временски ограничени и фокусирани су на захтеве за пружање специфичних користи за заједнице на начине који су исплативи и мерљиви. Висококвалитетне, свеобухватне праксе управљања пројектима су неопходне у помагању организацијама да управљају фокусираним, ефективним и ефикасним пројектима.

У контексту управљања пројектом, менаџер пројекта је одговоран за обезбеђење укупног успеха пројекта. Па ипак, док је менаџер пројекта одговоран за успех пројекта, то не значи да је менаџер пројекта лично одговоран за завршетак рада пројекта. Уместо тога, менаџер пројекта треба да блиско сарађује са низом заинтересованих страна како би осигурао да је рад на пројекту завршен. Ови актери – укључујући чланове пројектног тима, организације за имплементацију, НВО партнере, извођаче, групе у заједници и друге – морају радити заједно на дизајнирању, имплементацији и контроли свих аспеката пројекта. Као и многи сектори, од менаџера пројеката у развојном и хуманитарном сектору се често тражи да управљају заинтересованим странама у контексту у којем не постоји формална (хијерархијска) власт. Такође је уобичајено да заинтересоване стране у једном пројекту имају различите етничке припадности, језике, културе, па чак и националности. Изазов управљања групама у овом контексту може бити посебно тежак.

Сврха фазе планирања пројекта је да припреми чланове пројектног тима и заинтересоване стране за планирање, имплементацију и добро управљање пројектом. Иако ово може изгледати сувишно, овај процес је кључан како би пројектни тим био спреман да започне пројекат.

Ова фаза такође пружа прилику за менаџера пројекта и релевантне заинтересоване стране да осигурају да пројекат остане изводљив, да је на одговарајући начин усмерен и да постоји а успостављена свеобухватна стратегија управљања ризицима на пројекту. У суштини, ова фаза ће поставити темеље и створити услове потребне да би се боље осигурало да пројекат буде успешно реализован.

У овом тренутку или сте обезбедили извор финансирања пројекта или сте у преговорима са потенцијалним донатором. Такође током ове фазе менаџер пројекта добија овлашћење да званично почне пројекат. Фаза планирања је такође место где треба да размислимо о томе како ће се управљати пројектом и који алати и планови ће бити потребни. Неки примери могу укључивати: стратегију одрживости, заинтересовану страну стратегију управљања, стратегију комуникације, управљање ризицима, стратегија управљања ланцем снабдевања, и стратегија људских ресурса. Неће сваки пројекат захтевати исти ниво планирања. Међутим Фаза планирања пружа могућност да се постигне договор о томе који алати ће се користити и како они ће се користити. Такође током ове фазе почињемо да критички размишљамо о праћењу и оквиру за евалуацију, оквиру за управљање ресурсима и  алати за управљање пројектима који ће се користити током целог пројекта.