Извештавање, интерно и екстерно

Постоје две основне групе извештаја:

•            Интерни извештаји, који дају информације чланицама тима које су одговорне за спровођење пројекта

•            Екстерни извештаји дају информације заинтересованим странама и широј јавности.

Интерни извештаји су кратки и техничке природе, док екстерни извештаји морају бити пажљиво писани да би их шира јавност лакше разумела, неоптерећени детаљима спровођења, већ јасно усмерени на битне резултате, најважније промене, отклоњене или претече препреке итд.

Прикупљање података за извештавање:

Податке је неопходно редовно прикупљати и евидентирати ради извештавања о спроведеним активностима, ангажованим ресурсима (људи, fiнансијски и материјални ресурси) и постигнутих резултата пројекта. Подаци се прикупљају систематским евидентирањем података, њиховом анализом, документацијом и редовним периодичним извештавањем.

•            Праћење реализације пројекта може се организовати на више начина: Преко састанака пројектног тима, учесница у пројекту, а по потреби и са добављачицама, спољним стручњакињама,

•            Пратећи радни распоред и рокове преко Гантограма или другог сличног инструмента,

•            Дефинисаних циљева и рокова за њихово достизање,

•            Извештаја.

Нека важна питања које треба поставити на састанцима онима који учествују спровођењу пројекта:

•            Који проблеми постоје и шта се предузело да се отклоне? Који проблеми или тешкоће могу да се очекују у будућности (предвиђање)? Да ли су потребна додатна средства за спровођење пројектних активности, кад и колико?

•            Да    ли   су    потребне    додатне    информације? Какве су процене о благовременом завршавању планираних активности?

•            Сав ваш посао везан за прикупљање података, праћење спровођења пројекта, мора се унети у редовне извештаје и представити пројектним телима и донаторима, као и јавности.

Не заборавите: форма извештаја, као и рокови за подношење извештаја утврђују се унапред, како бисте све послове на спровођењу пројекта организовали на начин који прати ове рокове.

Утврдите:                                              

•            Ко организује и координира припремање извештаја

•            Ко одобрава извештаје

•            Коме се достављају извештаји

Врсте извештаја:

Током спровођења пројекта потребно је да руководитељица пројекта организује припрему следећих извештаја:

•            Дневна комуникација

•            Недељни преглед обављених и предстојећих послова

•            Месечни извештаји

•            Тромесечни извештај о пројекту и извештај о оствареним резултаима

•            Годишњи извештај

•            Завршни извештај

Са пројектним тимом и партнеркама неопходна је стална комуникација.

Недељна провера

Бар једном недељно разговарајте са лицима одговорним за спровођење активности у пројекту – лично или телефонски. Концентришите разговор на напредак послова, шта је обављено и шта предстоји.

Поделите и проверите:

Рокове и процените да ли ће бити испоштовани, трошење средстава (да ли се одвија у складу с проценама, да ли су довољна за намеравана плаћања)

•            Који  послови  су  обављени?

•            Који послови су у току и како напредују?

•            Да ли је за неки од завршених послова потребно потврдити извршење/ написати извештај?

•            Питања везана за извршење послова – који послови морају бити обављени у наредном периоду, а у складу са детаљним планом активности,

Недељни емаил подсетници:

Нека вам у понедељак први посао буде слање имејл подсетника свим лицима одговорним за сповођење пројекта, у којем ћете у најкраћем посетити на предстојеће рокове, буџет и кључне догађаје.

Најчешће теме:

•            Трошење буџета (предстојећи издаци),

•            Посебно важни  рокови,

•            Финализовани послови (шта даље),

•            Обавештење о обављеним пословима (кога),

•            Сви остали послови– преглед,

•            Послови које треба ставити на листу праћења (нови послови),

•            Послови који су на листи– али се ништа не дешава ( зашто).

Важни састанци

Везујте их за кључне резултате активности и најављујте их недељу дана раније.

Шта шаљете у позиву за састанак:

•            Дневни ред састанка,

•            Листу позваних,

•            Линкове на којима су објављени достигнути резултати активности/пројекта, извештај или штампане документе.

Како водити састанак:

•            Потврђивање дневног реда,

•            Представљање оствареног резултата – одговорно лице/представница пројектне партнерке која је била задужена за спровођење активности,

•            Питања/дискусија,

•            Следећи кораци.

Слање емаил-а одмах после састанка:

•            Записник са састанка послати свим учесницама,

•            Следећи кораци (закључци састанка),

•            Линк ка извештају о завршеним пословима или другим документима – за коментаре или допуне.

После усвајања извештаја о завршеним пословима /активностима:

•            Послати линк ка сајту на којем је публикован усвојени извештај свим учесницама у пројекту и донатору.

Дневна комуникација:

•            Помоћ у добијању информација од свих чланица тима,

•            Потребна средства или савети за извршење послова/активности,

•            Питања о специfiчним пословима у оквиру одређених активности,

•            Провера извештаја или одлука које треба слати управном одбору пројекта или донатору, или јавности.

На основу ових кратких комуникација између учесница у спровођењу пројекта, потребно је једном месечно направити извештај о спровођењу пројекта по свакој од пројектних активности.

Извештај о напретку:

Извештај о напретку показује све елементе спровођења пројекта: реализацију активности, допринос достизању циљних вредности, динамику трошења fiнансијских средстава (буџет), али исто тако говори и о препрекама у спровођењу, ризицима који постоје и одговору пројекта на њихово деловање, мерама које су предузете да се пројекат спроводи у складу са планом и др.

Завршни извештај:

Окосница завршног извештаја пројекта су месечни извештаји који су редовно писани и чувани, подаци о напретку током целог периода спровођења пројекта. Циљ завршног извештаја није опис предузетих активности него достигнутих резултата и промена које је пројекат донео.