Административно управљање / индексирање и архивирање

Сва важна документаОрганизације се индексирају на уједначен и систематизован начин и евидентирају у електронској Књизи индекса.
Евиденцију индексних бројева води Ф&А Менаџер, у књизи индекса. У складу са потребама посла или на захтев запосленог, Ф&А Менаџер додељује индексни број у складу са врстом документа који се региструје и евидентира у електронској Књизи индекса.
Поред индексирања одлука Скупштине, Управног одбора, Извршног директора, Уговора о ангажману запослених и Уговора са правним лицима, може се водити евиденција и других докумената, у складу са униформним правилом индексирања.
Сва документа се евидентирају / индексирају на следећи начин: ННН/ГГГГ-XXYY-ДДД, где:
– ННН означава троцифрени редни број документа (нпр. 004, 068, 241), додатно у случају када постоје повезана документа означавање следи формат ННН-н (нпр. 004-01, 068-02, 241- 03)
– ГГГГ означава годину изражену у четири цифре (нпр. 2021),
– XXYY означавају врсту документа и то:
– ОД означава одлуку и допуњује се са: „СК“ за одлуку Скупштине, „УО“ за одлуку Управног одбора, „ИД“ за одлуку Извршног директорка (нпр. ОДСК за одлуку Скупштине,
— ОДУО за одлуку Управног одбора, односно ОДИД за одлуку Извршног директора),
— УЗ означава уговоре са запосленима и допуњује се са: „УР“ за уговоре о раду, „УД“ за уговоре о делу, „АУ“ за ауторске уговоре а „УП“ уговоре са ангажованим лицима преко предузетничких радњи (нпр. УЗАУ за ауторске уговоре са запосленима, УЗУП за уговоре са ангажованим лицима преко предузетничких радњи итд.)
— УП означава уговоре са правним лицима и допуњује се са „УУ“ за уговоре о услугама,
— „ДО“ за уговоре са донаторима, „ДД“ за уговоре о донацијама које АСК даје (нпр.
— УПУУ за уговоре о услугама, УПДО за уговоре са донаторима где је АСК прималац средстава односно УПДД за уговоре о донацијама где је Организација донатор средстава),
— ОУ без додатна два карактера означава се остале уговоре
 – ДДД означава донатора ако је уговор везан за финансирање од искључиво једног донатора или Прганизација у случају да је уговорено финансирано из сопствених средстава Организације или предмет уговора није везан искључиво за једног донатора.
По правилу, индексни број се уноси електронски у документ пре штампања, у горњем десном углу у наведеном формату.
У циљу очувања животне средине Организација води рачуна да максимално рационализује архивирање документације у папирном облику. Сва важна финансијска документација се скенира и чува у електронској архиви. Електронска архива се налази на посебном дигиталном складишту Организације, а приступ истој омогућен је Ф&А одељењу и Извршном директору.
Секундарно чување (бацкуп) електронске архиве се врши најмање полугодишње када се подаци из архиве похрањују нарезервне сервере Организације. За Секундарно чување (бацкуп) електронске архиве одговоран је Ф&А Менаџер који о успешном похрањивању архиве обавештава Извршног и Ф&А Директора.
Организација је у обавези да сву документацију, финансијску или програмску, чува према прописаним законским роковима и у складу са посебним захтевима донатора. Запослени у Ф&А одељењу дужни су да чувању докумената под кључем, да документа правилно архивирају и уништавају поверљива и документа којима је истекао рок за чување.

Лична документација запослених:

Лични фајлови о запосленима се чувају у посебном ормару или просторији под кључем. Сваки фајл запосленог (или на други начин ангажованог лица) садржи уговор и пратећу радно-правну документацију, опис посла по потреби (ТОР – Термс оф референце), историју оцене радног учинка (ако се о запосленом води евиденција тог типа), регистрацију запосленог ако је запослен по Уговору о раду (М1 образац), копију личне карте, потврду о стручној спреми, изјаву о поверљивости (НДИ), изјаву о разумевању правила и политика Организације, број банковног рачуна на који ће се уплаћивати зарада, као и друга документа важна за статус запослене/ог. У личним фајловима налазе се и реверси задужења телефона, кључева и остале канцеларијске опреме сваког запосленог, које запослени потписује приликом преузимања и враћања истих. За вођење и ажурирање личних фајлова одговоран је Ф&А
Менаџер.

Финансијска, административна и пројектна документација:

Документација настала спровођењем редовних, административних или пројектних активности чува се и архивира у одвојеним групама у зависности од врсте докумената којој припада. Документи се увек чувају у папирном облику архивирани у регистраторе као и електронском облику, односно архиви којој се приступа коришћењем Гугл Драјв сервиса.
Оргинална документа, односно Административно, правно и финансијски обавезујуће документе Ф&А Менаџер или њему подређени под његовим наџором сваког месеца одлаже у посебан регистратор и доставља књиговођи на књижење. Целокупна документација пре слања се штампа, копира и одлаже у посебан регистратор у Организацији на обезбеђеном месту.
Сва документација везана за финансије, плаћања, фактуре и други сродни документи чувају се и слажу у регистраторе систематски по принципу:
– Извод – сва документација везана за промене на датом изводу
– Сва документација везана за уговоре са добављачима услуга које се плаћају на месечном нивоу (закуп, комуналне услуге, телефони, интернет и сл.) и банкама, трезором и сл. чувају се у одвојеном регистратору у Организацији на обезбеђеном месту.
– Сва документација везана за уговоре са донаторима, спонзорима и сл. чува се у одвојеном регистратору у АСК-у на обезбеђеном месту.
– Сва остала документација која не спада ни у једну наведену групу чува се у одвојеном регистратору у АСК-у на обезбеђеном месту.
– Сваки регистратор мора бити јасно означен и за прву страну мора имати индеџ докумената који
се у њему налази.
– Сва наведена документа се након штампе скенирају и уплоадују у припадајући фолдер на Гугл драјву.

Пројектна документација:

Пројектна документација се чува на припадајућем Гугле драјву. Сваки пројекат има свој Дељени фолдер коме приступ имају Извршни, Ф&А и Програмски директор као и чланови пројектног тима. Након завршетка пројекта сва пројектна документација са припадајућег драјва пакује се у један фолдер и премешта у посебан Дељени фолдер под називом Пројектна Архива.
Уговори са донаторима, извештаји и остала изворно папирна документација чувају се у посебном регистратору тог пројекта у који се након завршетка додају и извештаји те комплетна пројектна документација укључујући припадајућу финансијску документацију. Такође Уговори са донаторима, извештаји и остала изворно папирна документација након овере и потписивања скенира се и чува у припадајућем фолдеру на драјву до завршетка пројекта након чега се са осталом документацијом архивира у Дељени фолдер под називом Пројектна Архива.

Инвентар и управљање имовином:

Инвентар обухвата све предмете купљене средствима које Организација има на располагању преко донација, поклона или из сопствених средства. Инвентаром су обухваћена основна средства и помоћна средства за рад (табле, панои, зидне карте). Сва основна средства као и помоћна средства за рад се заводе у листу инвентара.
Под основним средствима за рад подразумевају се намештај, електронска и електрична опрема.
Основна средства чија је набавна вредност испод 6.000 динара се не евидентирају у листи инвентара.
Мобилни телефони се додатно евидентирају по свом серијском броју и задуженом лицу.
Основна средства којима је прошао гарантни рок и који немају употребну вредност се отписују и бришу
из листе инвентара. Предлог за отпис основних средстава даје Ф&А директор, а Извршни директор одобрава,
о чему се прави записник и архивира уз листу инвентара. Отписана основна средства се одлажу у складу са надлежним чланом правилника.
Листа инвентара је интерни документ. Ажурира по приспећу / преузимању предмета инвентара и води се у електронском облику на Гугл Драјву у Ф&А фолдеру. Листа инвентара треба да садржи следеће податке: редни број, ИД број, датум куповине, вредност, добављач, модел/тип/марка, серијски број, где се налази, опис стања (нов, стари, неисправан), одговорно лице за тај предмет.
Генерални попис инвентара се обавља сваке године у децембру месецу и чини саставни део основних средстава. Основна средства се амортизују у складу са МРС. Ф&А Директор спроводи попис инвентара заједно са Ф&А Менаџер, а одобрава Извршни директор, потписом на самој листи инвентара.
Контрола годишњег инвентара се спроводи од стране двочлане комисије коју именује Извршни директор Организације из редова запослених, који нису у Ф&А одељењу. Двочлана комисија насумично из листе инвентара проверава 25% ставки (тачност назива, серијског броја, локације ставке и других детаља). О уоченим пропустима у инвентару праве извештај који достављају Извршном и Ф&А Директору, након чега Ф&А Менаџер има рок од недељу дана за исправке и допуне листе инвентара.