Структура буџета

Пре упуштања у посао попуњавања буџетских образаца, препорука је да се упознате са смерницама донатора који су то прихватљиви и које је могуће финансирати, а који су то неприхватљиви трошкови. Категорије прихватљивих и неприхватљивих трошкова су променљиве, те је могуће наћи различите ставке код различитих донатора, а такође је могуће да један донатор промени ставке у зависности од позива који расписује.
Неприхватљиви трошкови обухватају покриће дуговања или губитака у пословању организације из средстава донације, камате на одобрене кредите организације, губитке по основу курсних разлика, уговарање запослених у партнерским институцијама које су такође корисници донације и консултантске накнаде између партнера за обављање услуга и радова у склопу пројекта. Такође, промоција и набавка алкохолних пића, оружја или производа за пушење није дозвољена. Многи донатори се устручавају од куповине земљишта или постојећих објеката, већ радије усмеравају своја средства на инфраструктурна улагања и радове, како би се постојећи објекти (нарочито они у власништву корисника донације) привели намени која је неопходна за успешно спровођење пројекта.
Двоструко финансирање пројектних активности је такође забрањено. Активности које се финансирају из средстава једног донатора, не могу се приказати као трошкови другом донатору. Такође, када су у питању фондови Европске уније, постоји забрана дуплог финансирања из различитих програма и фондова Европске уније, с обзиром да сва средства долазе из заједничког буџета Европске уније.
Додатна специфичност међународних донација, а нарочито оних из фондова Европске уније, је неопходност ослобађања изабраних добављача у пројекту од плаћања ПДВ-а. Трошак ПДВ-а се стога сматра неприхватљивим, јер је могуће извршити ослобађање од истог. Уколико таква могућност не постоји, ПДВ се сматра прихватљивим трошком. Битно је напоменути да обавеза ослобађања од ПДВ-а није обавеза добављача, већ запослених на пројекту.
Трошкови особља, путни трошкови, трошкови услуга, опреме и радова заједно чине директне трошкове, док административни трошкови спадају у категорију индиректних трошкова и обично су постављени као процентуални износ везан за укупне трошкове људских ресурса (у износу до највише 15% трошкова особља) или за укупне трошкове пројекта (највише 7% од укупних трошкова пројекта).
Прихватљиви трошкови су они који су неопходни за спровођење пројекта и уско су везани за реализацију пројектних активности.

Категорије трошкова
ТРОШКОВИ ОСОБЉА представљају трошкове људи који су запослени на пројекту. Приликом буџетирања ове врсте трошка неопходно је буџетирање укупне бруто плате (плате са свим порезима и доприносима на рачун послодавца и запосленог лица) уз неопходност постојања уговорног односа између запосленог члана пројектног тима и организације која се јавља као корисник донације (Уговор о раду, Уговор о делу, итд.). Запослени на пројекту могу бити ангажовани за потребе администрирања пројекта, а такође је могуће ангажовање стручњака у зависности од тематике пројекта, у улози предавача, едукатора, ментора, координатора пројекта итд. Ова категорија трошкова је доста флексибилна, те је као запослене на пројекту могуће приказати стално запослене у организацији или ангажовати одређене особе на пројекту као привремено запослене у организацији, а за потребе спровођења одређеног пројекта.
За обрачунавање трошкова запослених на пројекту могуће је користити неки од следећих начина:
• Пуно радно време где пројекат покрива 100% плате запослене на пројекту;
• Непуно радно време са фиксним процентом радног времена на месечном нивоу;
• Непуно радно време са флексибилним бројем сати рада месечно – одређује се тако што се број сати посвећених пројекту на месечном нивоу помножи са ценом рада по сату;
• Уговор по сатници – утврђује се цена сата рада и множи са укупним бројем сати предвиђеним за извршење одређене активности на пројекту;
• Паушални обрачун – укупни трошкови особља се утврђују као проценат укупних трошкова пројекта.
Такође, у трошкове особља спадају и сва остала давања запосленима укључујући и трошкове дневница у случају службеног путовања у земљи или иностранству, односно рада ван уобичајеног радног места. Када су у питању европски пројекти, постоји значајна разлика између обрачуна дневнице, тзв. daily allowance и дневнице по основу тзв. per diem-а. Пер дием дневница покрива трошкове смештаја, хране и локалног превоза у месту путовања (такси, аутобуска и трамвајска карта итд.), а прописани су и максимално дозвољен износи од стране Европске уније. Свакако, препорука је рачунање дневница (daily allowance), онако како се рачунају у оквиру организације корисника донације.
АДМИНИСТРАТИВНИ ТРОШКОВИ – Ова буџетска линија покрива оперативне и административне издатке организације која се јавља као корисник донације приликом спровођења пројектних активности. Трошкови који се могу покрити из ове категорије обухватају следеће врсте издатака: закуп просторија
/канцеларије, осигурање и порези у вези са закупљеним простором у којем се налази особље пројекта и канцеларијском опремом (нпр. осигурање од пожара, крађе), комунални трошкови (нпр. струја, грејање, вода), канцеларијски материјал, рачуноводствене услуге, одржавање, чишћење и поправке, безбедност, функционисање ИТ система, комуникације (нпр. телефон, факс, интернет, поштанске услуге, визит карте), банкарске накнаде за одржавање пројектних рачуна, накнаде за међународне финансијске трансакције итд.
Обрачун административних трошкова углавном се врши аутоматски и није предмет провере контролора, те не захтева посебну рачуноводствену евиденцију.
ПУТНИ ТРОШКОВИ И ТРОШКОВИ СМЕШТАЈА – Издаци у оквиру ове буџетске линије односе се на трошкове које је корисник донације имао за путовања и смештај чланова пројектног тима, неопходне за реализацију пројекта. У оквиру ове категорије могуће је покрити следеће трошкове: путни трошкови (нпр. карте, путно осигурање и осигурање аутомобила, гориво, царине и накнаде за паркирање), трошкови смештаја, трошкови визе итд. Трошкови путовања и смештаја морају се јасно повезивати са било којим пројектним активностима и бити од суштинског значаја за њихово ефикасно остваривање (нпр. учешће на пројектним састанцима, посете месту пројекта, састанци са програмским телима, семинари, конференције итд.).

ТРОШКОВИ УСЛУГА – Ова категорија трошка односи се на трошкове које корисници донације плаћају спољним стручњацима и пружаоцима услуга на основу склопљених уговора или издатих фактура. Издаци у оквиру ове категорије ограничени су на услуге које пружају јавна/приватна правна лица или физичка лица која нису запослена код корисници донације или у партнерским организацијама на пројекту који се такође јављају као корисници донације. Корисници донације могу да подуговарају само задатке или активности који су од суштинске важности за спровођење пројекта, а обухватају следеће: израду студија, истраживања, планова, наставног материјала; одржавање обука и догађаја (организација догађаја са предавачима и говорницима); услуге превођења; постављање и одржавање ИТ система (интернет платформе, апликације за таблет рачунаре и мобилне телефоне, интернет странице пројекта, вођење налога на друштвеним мрежама итд.); трошкове промоције и комуникације (штампа, промотивни материјал, припрема видео материјала, медијска покривеност итд.); котизације за учешће на догађајима; правне услуге; техничка и финансијска експертиза; остале консултантске и рачуноводствене услуге; права интелектуалне својине итд.

ТРОШКОВИ ОПРЕМЕ – Ова категорија трошкова односи се на набавку опреме неопходне за спровођење пројекта. Прихватљиве ставке трошкова обухватају следеће: канцеларијска опрема; ИТ хардвер и софтвер; намештај; лабораторијска опрема; машине и инструменти; алати или уређаји; возила и остала специfiчна опрема потребна за пројекат. Набављена опрема се не може отуђити, односно продати након завршетка пројекта, већ је неопходно да кориснице донације преузму одржавање исте како би се обезбедила одрживост пројекта.
Када је у питању ова категорија трошка неопходно је водити рачуна о правилима програма у оквиру ког се конкурише. Трошкови опреме могу бити прихватљиви у пуном износу, односно могуће је приказати набавну цену као трошак. Специfiчност европских пројеката огледа се у томе што је веома ретко оправдана набавка половне опреме. Углавном се инсистира на набавци нове опреме. Такође, неки донатори прихватају само трошкове изнајмљивања опреме или лизинга на одређени период током трајања пројекта или чак, само трошак амортизације опреме која се обрачунава у складу са националним прописима или праксом унутар организације кориснице донације. Трошкови амортизације се у том случају везују искључиво за период када се опрема користи за потребе спровођења пројекта.
ТРОШКОВИ РАДОВА – Инфраструктурна улагања и трошкови радова покривају издатке повезане са радовима који се односе на извођење или пројектовање и извођење радова, а који за резултат имају изградњу новог или реконструкцију постојећег објекта. Изградња мора бити у складу са свим законским одредбама, укључујући документацију и потврде потребне за употребу. Сви обавезни захтеви постављени националним законодавством који се односе на одговарајуће улагање у инфраструктуру морају бити испуњени (нпр. студије изводљивости, процене утицаја на животну средину, грађевинска дозвола итд.). Такође, неопходно је да буду решени имовинско- правни односи када је у питању предмету инфраструктуре на коме ће се изводити радови. Правно обавезујуће грађевинске дозволе су предуслови за уговарање.
Сви донатори желе да буду видљиви широј јавности, те је неопходно опрему набављену из донација и локације на којима се изводе инфраструктурни радови, прописно обележити како би се та видљивост осигурала. Сваки донатор има засебне захтеве и правила у овом погледу које је пожељно испоштовати, а чија се употреба накнадно и контролише.
Приликом набавке услуга и радова неопходно је осигурати транспарентност приликом спровођења јавних набавки, односно обезбедити да иста правила важе за све понуђаче и да нема конфликта интереса у самом процесу.

.

Извор: https://bfpe.org/