Финансијски појмови

ДОНАЦИЈА ИЛИ ГРАНТ – Донација или грант представљају одређену суму новца која се у виду бесповратних средстава додељује корисници донације (организација/предузеће), а искључиво за сврхе наведене у пројектној апликацији и иста се не враћају уколико се средства наменски и правилно троше.
НАЧИН ОДОБРАВАЊА СРЕДСТАВА ДОНАТОРА/ДИНАМИКА ТОКОВА ДОНАТОРСКОГ НОВЦА – Донатор средства за спровођење пројеката ретко одобрава у целини унапред, сем код веома малих пројеката. Средства донације се преносе у неколико транши. Што је износ прве транше пројекта већи, то је корисници донације потребно мање сопствених средстава. Овакав вид финансирања је веома повољан по саме кориснике донације, јер у овом случају донатор одобрена средства или део одобрених средстава ставља на располагање кориснику донације одмах по одобрењу пројекта и потписивању уговора. Уз сваки уговор о финансирању пројекта прилаже се листа трошкова који се могу финансирати из средстава донације (тзв. eligible costs) и то је основа за контролу извршених трошкова и оцену да ли се могу прихватити или одбити за финансирање. Контрола се врши за сваки од поднетих рачуна за наплату, али и на крају пројекта. Сва средства која су утрошена, а утврди се да се налазе на листи неприхватљивих трошкова, корисник донација мора платити из сопствених средстава. Исто важи и за трошкове који нису предвиђени у буџету пројекта. Веома је важно истаћи да средства пројекта треба потрошити за остваривање пројектних циљева у што већем проценту.
Уколико остане велики износ непотрошених средстава, тиме се шаље сигнал донаторима да пројекат није добро припремљен или извршен, да постоје проблеми у реализацији, да трошкови нису добро процењени, да нису извршене јавне набавке и сл. и ваш углед и репутација опадају, што може имати негативан утицај на одобравање нових пројеката. Имајте на уму и да се последња транша пројекта исплаћује тек после одобреног завршног извештаја о извршењу пројекта и достизању његових циљева.
ПРЕДФИНАНСИРАЊЕ ПРОЈЕКТА ИЗ СОПСТВЕНИХ СРЕДСТАВА – Овакав вид финансирања је трошење сопствених средстава за реализацију пројекта. Пажљиво прочитајте упутства јавног позива, јер неки од донатора одобравају повраћај овако потрошених средстава, а други не. У овом потоњем случају, унапред потрошена средства за реализацију пројекта не могу се надокнадити. Уколико је могуће предфинансирање пројекта, то омогућава бржу реализацију пројекта, али представља већи финансијски терет за предлагаче пројекта.
РЕФУНДАЦИЈА/ ПОВРАЋАЈ СРЕДСТАВА – Рефундација представља повраћај већ утрошених средстава кориснику донације од стране донатора, после извршене верификације трошкова, односно контроле и оцене да су потрошена средства утрошена на активности које воде спровођењу пројекта. Контрола трошења средстава се врши на основу пропратне документације која обезбеђује финансијски траг за сваки појединачни трошак настао у склопу спровођења пројекта и везивање трошкова за већ извршене активности. У овом случају корисник донације је усмерен на финансирање пројектних активности из других извора као што су кредити, позајмице, друге донације и сл. Периоди рефундације трају од свега пар месеци, до чак годину дана, те је неопходно да корисник донације има унапред обезбеђена средства, како би се осигурао континуитет спровођења пројекта.
СУФИНАНСИРАЊЕ/КОФИНАНСИРАЊЕ – Већина донатора се одлучује за опцију финансирања само дела пројекта који се махом изражава у процентима. На пример, донатор пристаје да суфинансира 50% вредности пројекта, док се од корисника донације очекује да преостали део средстава обезбеди из сопствених средстава или из других извора. У случају Европске уније, проценат трошкова може да варира од 15 до 90% у зависности од програма у оквиру ког се конкурише. Изузетно, могуће је финансирање 100% вредности пројекта. Финансирање 100% вредности пројекта могуће је на конкурсима амбасада, фондација, али и конкурса које расписују државни органи Републике Србије на локалном, покрајинском или републичком нивоу.
Ако немате довољно сопствених средстава за суфинансирање, постоје могућности да недостајући део средстава обезбедите преко конкурисања на јавним позивима за суфинансирање предлога пројеката. Средства суфинансирања можете обезбедити после одобрења пројекта за суфинансирање, односно није неопходно осигурати средства унапред у моменту самог конкурисања. У Републици Србији постоји могућност да се нпр. међународни и/или европски пројекти суфинансирају кроз конкурсе које расписују државни органи на локалном, покрајинском или републичком нивоу, али је предуслов за подношење пројектне апликације на овакве позиве, потписан уговор са међународним донатором.
СОПСТВЕНО УЧЕШЋЕ – Када се средства на конкурсу расподељују по принципу суфинансирања, део средстава који би кориснице донације требало да обезбеде из других извора назива се сопствено учешће. У случају европских пројеката није дозвољено да се учешће обезбеди из неког другог програма или позива Европске уније, већ из других средстава која не долазе из буџета Европске уније. Поред других донатора и сопствених средстава, учешће је могуће осигурати и кредитним финансирањем.
КОНТРОЛА ТРОШЕЊА СРЕДСТАВА – Трошење средстава и висину насталих трошкова неопходно је пратити у континуитету током спровођења пројекта и то представља веома захтеван задатак, те је добро у пројектном тиму имати особу која ће бити задужена за праћење финансијских токова пројекта, а која ће знати правовремено да реагује у датим околностима. Наиме, већина донатора дозвољава, уколико је током спровођења пројекта дошло до одређених уштеда, модификацију одобреног буџета пројекта, односно пренамену средстава за друге ставке које су вам потребне за његово успешно спровођење. Међутим, да би се уштеђена средства могла трошити на пројектне активности, неопходно је обезбедити претходну сагласност донатора. У супротном се може сматрати да је дошло до ненаменског трошења средстава, односно до неправилности у трошењу истих.
ДИНАМИКА ИЗВЕШТАВАЊА О УТРОШЕНИМ СРЕДСТВИМА – У тексту позива за достављање предлога пројеката или документацији која тај позив прати, неопходно је утврдити која је динамика извештавања о утрошеним средствима на пројекту. Донатор на основу финансијских извештаја утврђује да ли су средства трошена у складу са наменом наведеном и одобреном у пројекту, а на основу финансијске документације. Сваки настали трошак мора имати свој финансијски траг, односно документацију, како би се осигурала његова проверљивост. Такође, финансијски извештаји за минули период прате захтев за наредну уплату средстава, уколико се финансирање пројекта врши у више транши.
„ЧИШЋЕЊЕ БУЏЕТА“ (енг. budget clearing) – Приликом подношења пројектне апликације подноси се буџет пројекта који представља процену колико ће да кошта спровођење пројектних активности које су наведене у наративном делу пројектне апликације. Међутим, донатори су ти који одлучују шта ће од наведених трошкова да се финансира и у којем обиму. Када се оцењује поднета пројектна апликација, посебно се оцењују наративни, а посебно финансијски аспекти пројекта. У тим ситуацијама, представнице донатора могу проценити да се наведене пројектне активности могу финансирати уз употребу мање средстава и спровести тзв.„чишћење буџета“, односно предложити који су то трошкови који могу бити мањи. Ситуација која се често јавља је да потписивање уговора са донатором буде условљено прихватањем одређених буџетских корекција. Искуство говори да донатори углавном иду на смањивање предложеног буџета пројекта кроз избацивање одређених трошкова, или смањење износа одређених буџетских линија.

ПРОЈЕКТНИ РАЧУН – Како би донатор могао да прати трошење средстава која су одобрена за потребе спровођења пројектних активности, углавном се од корисника донације очекује да отворе засебан пројектни рачун у пословној банци или Управи за трезор Министарства финансија Републике Србије. Такође, уколико се донација уплаћује у страној валути, поред девизног рачуна, неопходно је отворити и динарски рачун с обзиром да се сва плаћања у Републици Србији врше у динарима.