Управљање пројектом

Започињање пројекта, фазе и развој:

Након иницијалне фазе аплицирања и на крају добијања пројекта следи потписивање уговора, када започиње фаза спровођења пројекта.

Пре него што почнете да спроводите пројекат поставите за правило систем 6 основних фасцикли за чување документације.

1.           У првој фасцикли чувате оригинал Уговора, све захтеве за његову измену и одобравање/одбијања таквих захтева;

2.           У другој чувајте податке о јавним набавкама – објаве јавних набавки, одговоре учесника, одлуке о избору комисије за јавне набавке, записнике са седнице евалуационе комисије, жалбе учесница, одлуке поводом жалби и др;

3.           У трећој фасцикли чувате све извештаје о пројекту као и записнике са састанака;

4.           У четвртој чувате податке о чланицама тима, пословима које обављају, променама и сл.;

5.           У петој финансијска документа – захтеви за преносом средстава, рачуни добављача, потврде банака о преносу средстава

6.           и на крају једна фасцикла у којој чувате све оно што не знате где да распоредите.

Дефиниција управљања пројектом:

Управљање пројектом је привремена организација која је неопходна да би се достигао јединствени и унапред дефинисан циљ или резултат, у унапред одређеном временском периоду, користећи унапред утврђена средства.

Управљање пројектом је јединствен процес који се састоји од координираних и контролисаних активности за које је утврђено време почетка и завршетка, а које се предузимају како би се остварио циљ у складу са специfiчним захтевима, укључујући и време трајања, висину трошкова и неопходних средства.

Послови који се морају обавити током спровођења пројекта:

1.           Организација – Директор пројекта, тим пројекта, екстерни стручњаци

2.           Активности и послови

3.           Уговори

4.           Набавке – Контрола квалитета пројекта, извештавање Први корак је да прочитате пројекат још једном, са целим пројектним тимом и свим учесницама на пројекту. Видећете шта се због протока времена од пријаве до одобрења пројекта променило у потребним активностима и окружењу и о томе напишите извештај. То ће вам уједно дати базне податке с којима сте почели пројекат и сваки наредни извештај увек може да се пореди с њима као мером учинка или извршавања послова.

Садржај докумената којима се утврђује почетно стање:

Сажетак

2.           Преглед основних елемента пројекта (где се спроводи, циљеви, активности, очекивани резултати и како се мере, њихово достизање, партнери, циљне групе пројекта итд.)

3.           Сврха полазног извештаја (басе лине) и методологија спровођења пројекта (утврђене активности и циљне вредности)

4.           Кључни налази: приоритети по активностима

5.           План активности – циљне вредности и кључни индикатори

6.           Закључак и наредни кораци

Други корак је прављење пописа свих активности које треба да се ураде током трајања пројекта, везивање активности за лице одговорно за њено спровођење, утврђивање дужине трајања активности и у ком тренутку током пројекта почиње да се спроводи, које јој активности претходе, које се одвијају у исто време, а које следе после ње, односно не могу бити отпочете док се посматрана активност не спроведе. След и трајање појединачних активности најбоље се илуструје на гантограму – графикону који то прегледно исказује. Пожељно је да све чланице тима имају гантрограм који је лако доступан свима – најбоље на сајту пројекта.

У зависности од величине и комплексности пројекта, поред плана активности, може да се разради детаљан план послова који треба да се обаве у оквиру сваке активности и да се утврди ко ће обављати који посао. Сваки запослени за себе може да разради свој план послова на месечном или годишњем нивоу.

Она која управља пројектом мора стално имати на уму да сваки пројекат има неколико фаза у спровођењу. Израда пројекта, односно пријава/аплицирање за финансирање пројекта је прва фаза у којој су обављени послови везани за прикупљање података, истраживања и припрема пројекта. Затим долази фаза планирања активности која ће се и кад спровести, прављење гантограма и по потреби утврђивање нових активности које су неопходне да би се пројекат спровео. Тада наступа трећа фаза – спровођење планираних активности, односно њихово извршавање и писање извештаја о напретку у реализацији пројекта и извештаја о извршеним активностима. Ови извештаји су важни код већих пројеката који имају своја управљачка тела, која морају усвојити извештај о извршеним пословима, као и извештаје о напретку пројекта који говори о свим активностима које су у току и које се планирају у наредном извештајном периоду. Извештајни период је за активности у току обично на месечном нивоу, а за извршене активности на тромесечном. Током целог периода спровођења пројекта контролишу се достигнути резултати и интервенише, како би пројекат остао у оквиру првобитно планраних рокова и средстава. Последња фаза је анализа целог процеса спровођења пројекта, идентиfiковање онога што је било добро и онога што није функционисало у току спровођења пројекта, како су проблеми решавани и др. и завршни извештај о пројекту.

.

Извор: https://bfpe.org/